會(huì)展設(shè)計(jì)策劃是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，它涉及多方面內(nèi)容，一般來(lái)說(shuō)，主要包括會(huì)展調(diào)研與立項(xiàng)計(jì)劃、會(huì)展運(yùn)作與實(shí)施計(jì)劃、會(huì)展總結(jié)與評(píng)估計(jì)劃3個(gè)方面。
第一：會(huì)展調(diào)研與立項(xiàng)計(jì)劃
會(huì)展調(diào)研及立項(xiàng)計(jì)劃是所有會(huì)展設(shè)計(jì)策劃工作的依據(jù)和基礎(chǔ)，是判斷會(huì)展項(xiàng)目是否可行的決定因素。這一部分的工作主要包括：確定調(diào)研方向和目標(biāo)；擬訂調(diào)研方案；收集分析相關(guān)信得出結(jié)論，撰寫調(diào)研報(bào)告、立項(xiàng)設(shè)計(jì)策劃書和可行性研究報(bào)告；計(jì)劃項(xiàng)目立項(xiàng)和報(bào)批。
對(duì)于新的會(huì)展項(xiàng)目，會(huì)展調(diào)研工作涉及面廣，需要對(duì)新的項(xiàng)目題材領(lǐng)域有全面的認(rèn)識(shí)，對(duì)目標(biāo)客戶市場(chǎng)有深入的了解，對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)政府部門、媒體、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等、有密切溝通或側(cè)面了解；對(duì)于已有的會(huì)展項(xiàng)目，也要對(duì)項(xiàng)目題材所在領(lǐng)域的產(chǎn)業(yè)、政策的最新動(dòng)態(tài)有全面把握，對(duì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境有清晰認(rèn)識(shí)，對(duì)老客戶的需求和建議有深入了解，以便及時(shí)調(diào)會(huì)展項(xiàng)目的主題方向和實(shí)施方式。從某種意義上來(lái)說(shuō)，會(huì)展調(diào)研工作往往也是會(huì)展?fàn)I銷工作的起點(diǎn)。
在調(diào)研的同時(shí)，會(huì)展項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)也會(huì)明確項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批的相關(guān)政策法規(guī)，從而對(duì)這一工作進(jìn)行計(jì)劃和準(zhǔn)備。
會(huì)展設(shè)計(jì)策劃的三要素
第二：會(huì)展運(yùn)作與實(shí)施計(jì)劃
會(huì)展運(yùn)作與實(shí)施計(jì)劃是會(huì)展設(shè)計(jì)策劃工作的中心環(huán)節(jié)，是會(huì)展項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理的指南與依據(jù)。
這一部分的主要工作包括編制可行性預(yù)算方案；制訂營(yíng)銷推廣方案；撰寫項(xiàng)目籌辦計(jì)劃；確定媒體策略；籌劃現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和管理方案；安排場(chǎng)±也、物流、通信與供應(yīng)計(jì)劃等。
以會(huì)議運(yùn)作和實(shí)施計(jì)劃為例，涉及以下工作內(nèi)容制訂計(jì)劃，確定必要工作；制訂會(huì)議議程；了解可供使用的場(chǎng)±也和設(shè)施情況；提議、選擇合適場(chǎng)±考察、比較和確定場(chǎng)±也和設(shè)施；設(shè)計(jì)、布置會(huì)場(chǎng)；安排交通事宜；協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的工作；招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和其他人員；制訂可行性預(yù)算方案或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排；接洽相關(guān)供應(yīng)商運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司、；確定印刷公碰安排餐飲、娛樂(lè)項(xiàng)目的相關(guān)事宜；聯(lián)系會(huì)議發(fā)言人和貴賓等。
第三：會(huì)展總結(jié)與評(píng)估計(jì)劃
會(huì)展總結(jié)與評(píng)估計(jì)劃是會(huì)展設(shè)計(jì)策劃工作的必要環(huán)節(jié)，是全面了解會(huì)展項(xiàng)目實(shí)施效果、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的有效手段。會(huì)展總結(jié)與評(píng)估都具有回顧、分析的性質(zhì)，但前者偏重于總結(jié)會(huì)展項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中的操作方法、數(shù)據(jù)料、難點(diǎn)間題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、運(yùn)作結(jié)果，基本由會(huì)展組織機(jī)構(gòu)自行總結(jié)；后者則強(qiáng)調(diào)將會(huì)展項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)效果與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行比較分析，同時(shí)評(píng)價(jià)會(huì)展項(xiàng)目的效益與工作績(jī)效等，可以由會(huì)展組織機(jī)構(gòu)自我評(píng)估，也可以由相關(guān)政府管理機(jī)構(gòu)、第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估和審計(jì)。
在會(huì)展設(shè)計(jì)策劃階段，應(yīng)該根據(jù)會(huì)展目標(biāo)制訂會(huì)展總結(jié)與評(píng)估計(jì)劃，例如確定總結(jié)與評(píng)估的指標(biāo)體系，確定所需數(shù)據(jù)料的來(lái)源與采集方法，確定數(shù)據(jù)分析模式等；制訂會(huì)展參與者的后續(xù)服務(wù)計(jì)劃與再營(yíng)銷計(jì)劃；制訂會(huì)展總結(jié)與評(píng)估的匯報(bào)計(jì)劃與媒體宣傳計(jì)劃。
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